E-mail কী ? এবং Professional ই-মেইল লেখার নিয়ম

E-mail কী ? 

ই-মেইল (e-mail/email) হলো electronic mail যা বর্তমান যুগে বহুল ব্যবহৃত একটি যোগাযোগ মাধ্যম।

E-mail এর ব্যবহার: এটি ব্যক্তিগত ও সামাজিক যোগাযোগ ছাড়াও ব্যবসা বাণিজ্যের ক্ষেত্রে বিপুলভাবে ব্যবহৃত হচ্ছে। ব্যক্তিগত পত্র লিখনের সনাতন পদ্ধতির ডিজিটাল সংস্করন হলো e-mail, পত্র লিখ্য, ডাকযোগে পত্র প্রেরণ এবং প্রাপ্তির জন্য অপেক্ষা এসব ঝামেলা ও mail-এ নেই। কম্পিউটারে পত্রটি লিখে ইন্টারনেটের মাধ্যমে ক্লিক করে মুহূর্তেই প্রাপকের কাছে পত্রটি পৌঁছে দেয়া যায়। প্রাপকও দ্রুততার সাথে পত্রের উত্তর দিতে পারে একই পদ্ধতিতে। পত্র লিখন ছাড়াও e-mail-এর মাধ্যমে সংক্ষিপ্ত message, বাণিজ্যিক বিজ্ঞাপন, পণ্যের অর্ডার ইত্যাদি বহুমুখি কার্যাবলি সম্পাদন করা যায়। তাই e-mail সম্পর্কে জানা এবং এর ব্যবহার পদ্ধতি শিখা অত্যন্ত প্রয়োজনীয়।

E-mail-এর অপকারিতা

e-mail-এর অপব্যবহারও হচ্ছে। e-mail অপরাধ বড় ধরনের ব্যক্তিগত ও সামাজিক সমস্যার সৃষ্টি করতে পারে। তাই দেশের সাধারণ মানুষকেও এ ব্যাপারে সচেতন হতে হবে।

Read more: Speaking with Confidence: Different types of public speaking.

E-mail-এর জন্য কী লাগবে? 

e-mail-এর জন্য প্রয়োজন হবে একটি কম্পিউটার আর এর সাথে Internet সংযোগ। Internet সংযোগ থাকলে বিভিন্ন website ব্যবহার করে e-mail পাঠানো যাবে। অন্য মাধ্যমের চাইতে এটি সস্তা, এবং দীর্ঘস্থায়ী 

E-mail-এর ভাষা: e-mail-এর ভাষা ব্যবহারের ক্ষেত্রে প্রথমেই যে বিষয়টি বিবেচনায় আসবে তা হলো e-mail টি কী উদ্দেশ্যে এবং কাকে পাঠানো হচ্ছে? ব্যক্তিগত চিঠির ভাষা এবং বাণিজ্যিক e-mail এর ভাষা ভিন্ন হবে। এমন কি ব্যক্তিগত e-mail- এর ক্ষেত্রেও ভাষার তারতম্য হবে। অতি ঘনিষ্ট পরিচিত কোনো বন্ধুর ক্ষেত্রেও 'H' বলে সম্বোধন করা সঙ্গত হলেও কোনো অপরিচিত বা গুরুজনকে সম্বোধনে নিশ্চয়ই এটা অশোভন হবে। তবে সনাতন পত্র লিখনের formal শব্দগুলোকে e-mail-এর অনেক ক্ষেত্রে সংক্ষিপ্ত করে ফেলা হয়। 

E-mail-এর ভাষার accuracy নিয়ে বিতর্ক আছে। বিষয়টিকে এভাবে বলা হয়: 'It is an establish fact that e-mails are full of errors in English grammar, punctuation and spelling এখানে মূল বিষয়টি হলো communication, ভাষা ও শব্দকে সংক্ষিপ্ত করে বিষয়টি বোঝা গেলেই হলো। তবে গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্রগুলোতে ভাষা প্রাঞ্জল ও ব্যাকরণগতভাবে নির্ভুর হতে হয়। যেমন একাডেমিক email বা business-এর গুরুত্বপূর্ণ কোন তথ্য আদানপ্রদান বা চুক্তিপত্র, অফার ইত্যাদি ক্ষেত্রে। উপরোক্ত ক্ষেত্রে অবশ্যই বিস্ময় প্রকাশ শব্দের ব্যবহারে সচেতন হতে হবে।

ই মেইল লেখার নিয়ম/ কীভাবে E-mail লিখব? 

e-mail লিখতে প্রথমেই প্রেরকের (recipient) নাম ঠিকানা লিখতে হয়। তারপর দ্বিতীয় লাইনে নিজের নাম ঠিকানা লিখা হয়। নিজের নাম ঠিকানা সব ক্ষেত্রে লিখা হয় না কারণ এটি এমনিতেই e-mail-এর শেষে দেয়া থাকে। তৃতীয় লাইনে আসবে subject বা বিষয়। বাণিজ্যিক e-mail-এর ক্ষেত্রে বিষয় বা subject line একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। Subject line সম্পর্কে এভাবে বলা হয়: "Subject Line is the first print of contact with a customer or potential olent. If the Subject line is written poorly, few recipients will take the time to open the e-mail." বিষয়ের পর greeding বা সম্বোধন। এরপর e-mail-এর body-তে বক্তব্যকে সংক্ষিপ্তভাবে তুলে ধরা হয়। আবেগ প্রকাশ শব্দের ব্যবহার এ ক্ষেত্রে সীমিত থাকে। বিশেষত ব্যবসায়িক বা একাডেমি e-nail-এগুলোর কোনো স্থান নেই। এছাড়া 'yesterday', 'today', 'tomorrow' ইত্যাদি শব্দ e-mail-এর কখনও ব্যবহার করতে নেই। ৫- mail-এর ending-টি formal এবং friendly হয়। যেমন 'Regards', Best regards' 'Best wishes', Many thanks', 'Sincerely yours's ইত্যাদি।। 

E-mail-অপারেশন ওভারভিউ: 

ক. ই-মেইল ঠিকানা 

ই-মেইল ঠিকানা দুটি অংশে বিভক্ত। প্রন্থম অংশটি হলো ব্যবহারকারী নাম। এর ঠিক পরপরই থাকে চিহ্নটি। তার পরে থাকে সংশ্লিষ্ট ব্যবহারকারীর প্রতিষ্ঠানের নাম। যেমন: abc@cde.com এই ঠিকানাটিতে এটি হলো ব্যবহারকারী নাম, cde.com হলো, ব্যবহারকারীর মেইল সার্ভিস প্রদানকারী প্রতিষ্ঠানের নাম।

খ. ই-মেইল সিস্টেম 

ইমেইল প্রেরণের ক্ষেত্রে দুটি মূল সফ্টওয়ার কাজ করে। এগুলো হলো: 

* মেইল ইউজার এজেন্ট (MUA) অর্থাৎ ই-মেইল প্রেরক/প্রাণকের ব্যবহৃত প্রোগ্রাম। 

* মেইল ট্রান্সফার এজেন্ট (MTA) যা মেইল স্থানান্তর করে। 

গ. মেইল ইউজার এজেন্টের উদাহরণ হলো মাইক্রোসফট আউটলুক, ইউডোরা, মোজিলা থান্ডারবার্ড। ইন্টারনেট ভিত্তিক মেইল ব্যবস্থায় ওয়েবভিত্তিক ইন্টারফেসটিই মেইল ইউজার এজেন্ট হিসাবে কাজ করে থাকে।

মেইল ইউজার এজেন্ট

ঘ. মেইল ট্রান্সফার এজেন্ট হলো ইমেল স্থানান্তরের কাজে ব্যবহৃত সার্ভার সফটওয়ার। উদাহরণ হলো-সেন্ডমেইল, কিউমেইল, প্রভৃতি। 

ঙ.ওয়েবভিত্তিক ই-মেইল 

মেইল ট্রান্সফার এজেন্ট অনেক প্রতিষ্ঠানই বর্তমানে ওয়েবভিত্তিক ই-মেইল সেবা প্রদান করে থাকে। যেমন: মাইক্রোসফটের হটমেইল, ইয়াহুার ইয়াহু। মেইল, গুগুলের জিমেইল প্রভৃতি।

Read more: Commercial Vehicle Accident Lawyer: Best legal Advocate.

সর্বশেষ করণীয়: সংশোধনীর E-mail টি লিখার পর এটিকে চট করে ক্লিক করে পাঠিয়ে না দিয়ে পুনরায় ভালভাবে পড়ে নিতে হবে। প্রয়োজনীয় পর ভাষা ও বিষয় সম্পর্কে নিশ্চিত হবার পর ক্লিক বাটনে হিট করতে হবে।